Nařízení GDPR se dotklo života každého z nás. Dnes už si téměř nikdo nedovolí vyhodit dokumenty s osobními údaji zaměstnanců, obchodních partnerů nebo zákazníků jen tak do odpadkového koše.
Tato data by se nikdy neměla dostat na veřejnost v jiném stavu než „nečitelné“:
- veškeré doklady uvádějící rodná čísla, data narození, čísla bankovních účtů anebo hesla
- údaje o zaměstnancích – např. mzdové listy, podklady ke zpracování
- faktury a doklady o platebních kartách a transakcích
- seznamy zákazníků a údaje o pacientech
- informace vztahující se k obchodu a finanční zprávy
- plány rozvoje podnikání (např. o personálu, marketingu a produktech)
Skartovací stroje zabezpečí vaše data
Komerční skartovací stroje pracují s různými úrovněmi bezpečnosti. Existuje sedm standardizovaných úrovní zabezpečení: P-1 až P-7. V kancelářích jsou nejčastěji používané úrovně P-2 až P-4. Likvidace probíhá řezem nejen na proužky, ale také na částice a nosiče dat jsou rozděleny na několik menších částic. Výsledkem je vyšší úroveň zabezpečení a nižší objem odpadu.
7 stupňů utajení pro 6 typů materiálů podle normy DIN 66399
|
|
P písemnosti |
O optické nosiče dat |
T magnetické nosiče dat |
E elektronické nosiče dat |
F zmenšené zobrazení dat |
H data na pevných discích |
|
1 |
proužky max. 12 mm |
částice max. 2000 mm2 |
mechanické zničení |
mechanické / elektronické zničení |
částice max. 160 mm2 |
mechanické / elektronické zničení |
|
2 |
proužky max. 6 mm |
částice max. 800 mm2 |
částice max. 2000 mm2 |
rozdělení |
částice max. 30 mm2 |
poškození |
|
3 |
částice max. 320 mm2 |
částice max. 160 mm2 |
částice max. 320 mm2 |
částice max. 160 mm2 |
částice max. 10 mm2 |
deformace |
|
4 |
částice max. 160 mm2 |
částice max. 30 mm2 |
částice max. 160 mm2 |
částice max. 30 mm2 |
částice max. 2,5 mm2 |
částice max. 2000 mm2 |
|
5 |
částice max. 30 mm2 |
částice max. 10 mm2 |
částice max. 30 mm2 |
částice max. 10 mm2 |
částice max. 1 mm2 |
částice max. 320 mm2 |
|
6 |
částice max. 10 mm2 |
částice max. 5 mm2 |
částice max. 10 mm2 |
částice max. 1 mm2 |
částice max. 0,5 mm2 |
částice max. 10mm2 |
|
7 |
částice max. 5 mm2 |
částice max. 0,2 mm2 |
částice max. 2,5 mm2 |
částice max. 0,5 mm2 |
částice max. 0,2 mm2 |
částice max. 5 mm2 |
Pro ochranu údajů v rámci kritérií GDPR je obecně doporučována skartace dat ve stupni utajení P-4.
Na co si dát pozor při výběru správného skartovacího stroje?
Kolik listů budeme skartovat?
Pro každý skartovací stroj je udávána jeho kapacita řezu pro jeden skartovací proces. Pokud bude tato kapacita překročena, dojde k nenávratnému poškození řezného mechanismu a nemůže být uznaná reklamace. Pokud ale potřebujeme pravidelně skartovat stovky nebo tisíce listů, jsou velmi komfortním řešením skartovače s automatickým podavačem.
Jak velký objem je potřeba skartovat?
Pokud jde o pár dokumentů týdně, postačí malá skartovačka s objemem odpadního koše kolem 10 l, naopak pokud skartujete desítky nebo stovky listin týdně a jste velká kancelář, měli byste uvažovat o velkoobjemovém stroji s odpadním košem kolem 100 l.
Co budeme skartovat?
Běžná skartovačka si kromě papíru poradí i se sešívacími sponkami, vybírat můžete ze skartovaček, které nemají problém ani s kancelářskými sponkami. Nejlepší ze skartovaček si poradí i s CD nebo DVD a problém pro ně nejsou ani platební karty. Nemusíte se tedy obávat, že by vám mohla být ukradena citlivá data z vašeho odpadního kontejneru.
Jak o skartovačku pečovat?
- nikdy nepřekračujte řeznou kapacitu skartovačky
- pravidelně vyprazdňujte odpadní nádobu, aby nemohlo dojít k zachycení skartovaného papíru zpět na řezné nože
- v žádném případě se nepokoušejte skartovat materiál, pro který není váš stroj určen
- pravidelně promazávejte skartovací nože k tomu určeným olejem, nebo si pořiďte stroj s patentovanou MHP technologií
